By accessing or using PatientTracForge (the "Platform"), operated by PatientTrac Corp ("PatientTrac," "we," "us," or "our"), you agree to be bound by these Terms of Service ("Terms"). If you are using the Platform on behalf of an organization, you represent that you have authority to bind that organization to these Terms.
If you do not agree to these Terms, you may not use the Platform. Use of the Platform is also governed by our Privacy Policy and, for HIPAA-covered customers, a Business Associate Agreement (BAA).
PatientTracForge is a cloud-based EMR scheduling and revenue cycle management platform that includes:
You must provide accurate, current, and complete information when creating an account. You are responsible for maintaining the security of your account credentials and for all activity that occurs under your account.
Multi-factor authentication (TOTP via Google Authenticator) is required for all admin and provider roles. Failure to complete MFA enrollment within 48 hours of account creation may result in account suspension.
You may grant access to authorized employees and contractors ("Users"). You are responsible for ensuring all Users comply with these Terms and applicable law, including HIPAA. You must promptly revoke access when a User's authorization ends.
| Plan | Price | Providers | Key inclusions |
|---|---|---|---|
| Starter | $299/month | 1 provider | Core scheduling + AI (no Billing AI/EDI) |
| Professional | $699/month | Up to 5 | All 5 AI models + full billing EDI/ERA |
| Enterprise | $1,499/month | Unlimited | All features + SLA + custom modules |
Annual billing is available at a 20% discount. Prices are subject to change with 60 days' notice to existing subscribers.
New accounts receive a 14-day free trial of the Professional plan. No credit card is required during the trial. At trial end, you must subscribe or your account will be suspended (data retained for 30 days).
Subscriptions are billed in advance, monthly or annually, via Stripe. Invoices are emailed to the organization administrator. Payments 7 days past due may result in service suspension.
Monthly subscriptions are non-refundable. Annual subscriptions cancelled within the first 30 days receive a pro-rata refund. After 30 days, annual subscriptions are non-refundable but remain active through the end of the billing period.
You may cancel at any time through the billing portal or by emailing support@patienttrac.com. Cancellation takes effect at the end of the current billing period.
If you are a HIPAA Covered Entity or Business Associate, you must execute a BAA with PatientTrac Corp before storing any PHI in the Platform. Contact legal@patienttrac.com to request a BAA.
By using the Platform to store or process PHI, you represent that you are a Covered Entity or Business Associate, have executed a BAA with PatientTrac Corp, have provided required notices to patients, and will use the Platform only in ways that comply with HIPAA.
You agree not to use the Platform to violate applicable law, store PHI without a BAA, access another organization's data, reverse engineer the Platform, introduce malware, use AI outputs without appropriate clinical oversight, share account credentials, or exceed your subscription limits. Violation may result in immediate account termination without refund.
AI outputs — including no-show predictions, intake triage, ICD-10 code suggestions, CPT code suggestions, and denial risk scores — are suggestions only and do not constitute clinical advice, diagnosis, or billing determinations. All AI outputs must be reviewed and approved by qualified clinical and billing professionals before acting on them.
PatientTrac Corp is not liable for clinical or billing decisions made in reliance on AI outputs without appropriate professional review.
You own your data. All patient records, clinical data, billing information, and other content you input into the Platform remains your property. PatientTrac Corp claims no ownership over your data. We will not use your PHI to train AI models without your explicit written consent. Upon termination, we will provide a data export within 30 days of request.
The Platform, including its software, design, AI models, algorithms, and documentation, is owned by PatientTrac Corp and protected by copyright, trade secret, and other intellectual property laws. These Terms do not grant you any ownership rights in the Platform.
We warrant that the Platform will perform materially as described during your subscription term. Enterprise subscribers receive a 99.9% monthly uptime SLA.
EXCEPT AS EXPRESSLY STATED, THE PLATFORM IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTIES OF ANY KIND. WE DO NOT WARRANT THAT AI OUTPUTS WILL BE ACCURATE OR COMPLETE.
TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, PATIENTTRAC CORP'S TOTAL LIABILITY SHALL NOT EXCEED THE GREATER OF (A) FEES PAID IN THE 12 MONTHS PRECEDING THE CLAIM, OR (B) $10,000. IN NO EVENT SHALL PATIENTTRAC CORP BE LIABLE FOR INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR PUNITIVE DAMAGES.
You agree to indemnify and hold harmless PatientTrac Corp from claims arising from your violation of these Terms, applicable law (including HIPAA), failure to execute a BAA before storing PHI, or clinical/billing decisions made in reliance on AI outputs without appropriate review.
Either party may terminate these Terms at any time. We may suspend or terminate your account immediately for breach of these Terms, failure to pay after 14 days' notice, or use of the Platform in a way that threatens security. Data export and retention obligations survive termination.
These Terms are governed by the laws of the State of Florida. Disputes shall be resolved by binding arbitration administered by the AAA in Miami, Florida. YOU WAIVE ANY RIGHT TO A JURY TRIAL AND CLASS ACTIONS. Before initiating arbitration, parties agree to 30 days of good-faith negotiation. Contact: legal@patienttrac.com.
We may update these Terms with 30 days' notice for material changes. Notice will be provided by email and by posting to patienttrac.com/terms. Continued use after the notice period constitutes acceptance.
Al acceder o usar PatientTracForge (la "Plataforma"), operada por PatientTrac Corp ("PatientTrac," "nosotros," "nos" o "nuestro"), usted acepta quedar obligado por estos Términos de Servicio ("Términos"). Si usa la Plataforma en nombre de una organización, usted declara tener autoridad para obligar a dicha organización.
Si no acepta estos Términos, no puede usar la Plataforma. El uso también se rige por nuestra Política de Privacidad y, para clientes cubiertos por HIPAA, un Acuerdo de Socio Comercial (BAA).
PatientTracForge es una plataforma de programación HME y gestión del ciclo de ingresos en la nube que incluye:
Debe proporcionar información precisa, actualizada y completa al crear una cuenta. Usted es responsable de mantener la seguridad de sus credenciales y de toda actividad que ocurra bajo su cuenta.
La autenticación multifactor (TOTP mediante Google Authenticator) es obligatoria para todos los roles de administrador y proveedor. El incumplimiento de la inscripción de MFA dentro de las 48 horas posteriores a la creación de la cuenta puede resultar en la suspensión de la cuenta.
Puede otorgar acceso a empleados y contratistas autorizados ("Usuarios"). Usted es responsable de garantizar que todos los Usuarios cumplan con estos Términos y la ley aplicable, incluida HIPAA.
| Plan | Precio | Proveedores | Principales inclusiones |
|---|---|---|---|
| Inicial | $299/mes | 1 proveedor | Programación principal + IA (sin IA de facturación/EDI) |
| Profesional | $699/mes | Hasta 5 | Los 5 modelos de IA + facturación EDI/ERA completa |
| Empresarial | $1,499/mes | Ilimitados | Todas las funciones + SLA + módulos personalizados |
La facturación anual está disponible con un descuento del 20%. Los precios están sujetos a cambios con 60 días de aviso previo.
Las nuevas cuentas reciben una prueba gratuita de 14 días del plan Profesional. No se requiere tarjeta de crédito durante la prueba.
Las suscripciones se facturan por adelantado, mensual o anualmente, a través de Stripe. Las facturas se envían por correo electrónico al administrador de la organización.
Las suscripciones mensuales no son reembolsables. Las suscripciones anuales canceladas dentro de los primeros 30 días reciben un reembolso proporcional.
Puede cancelar en cualquier momento a través del portal de facturación o enviando un correo a support@patienttrac.com.
Si es una Entidad Cubierta o Socio Comercial HIPAA, debe ejecutar un BAA con PatientTrac Corp antes de almacenar cualquier ISP en la Plataforma. Contáctenos en legal@patienttrac.com para solicitar un BAA.
Al usar la Plataforma para almacenar o procesar ISP, usted declara que es una Entidad Cubierta o Socio Comercial, ha ejecutado un BAA con PatientTrac Corp y cumplirá con HIPAA.
Se compromete a no usar la Plataforma para violar la ley aplicable, almacenar ISP sin un BAA, acceder a los datos de otra organización, realizar ingeniería inversa de la Plataforma, introducir malware, usar los resultados de IA sin supervisión clínica apropiada, compartir credenciales de cuenta o exceder los límites de su plan de suscripción. La violación puede resultar en la terminación inmediata de la cuenta sin reembolso.
Los resultados de IA — incluidas las predicciones de inasistencia, triaje de ingreso, sugerencias de códigos ICD-10 y CPT, y puntuaciones de riesgo de denegación — son solo sugerencias y no constituyen asesoramiento clínico, diagnóstico ni determinaciones de facturación. Todos los resultados de IA deben ser revisados y aprobados por profesionales clínicos y de facturación calificados antes de actuar sobre ellos.
PatientTrac Corp no es responsable de las decisiones clínicas o de facturación tomadas en base a los resultados de IA sin la revisión profesional adecuada.
Usted es dueño de sus datos. Todos los registros de pacientes, datos clínicos, información de facturación y otro contenido que ingrese en la Plataforma sigue siendo de su propiedad. PatientTrac Corp no reclama ninguna propiedad sobre sus datos. No usaremos su ISP para entrenar modelos de IA sin su consentimiento escrito expreso. Al terminación, proporcionaremos una exportación de sus datos dentro de los 30 días a partir de la solicitud.
La Plataforma, incluidos su software, diseño, modelos de IA, algoritmos y documentación, es propiedad de PatientTrac Corp y está protegida por las leyes de derechos de autor, secreto comercial y otras leyes de propiedad intelectual.
Garantizamos que la Plataforma funcionará materialmente según lo descrito durante el período de suscripción. Los suscriptores Empresariales reciben un SLA de tiempo de actividad mensual del 99,9%.
EXCEPTO LO EXPRESAMENTE INDICADO, LA PLATAFORMA SE PROPORCIONA "TAL COMO ESTÁ" SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO. NO GARANTIZAMOS QUE LOS RESULTADOS DE IA SEAN PRECISOS O COMPLETOS.
EN LA MÁXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY, LA RESPONSABILIDAD TOTAL DE PATIENTTRAC CORP NO EXCEDERÁ EL MAYOR DE (A) LAS TARIFAS PAGADAS EN LOS 12 MESES ANTERIORES A LA RECLAMACIÓN O (B) $10,000. EN NINGÚN CASO PATIENTTRAC CORP SERÁ RESPONSABLE DE DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENTES O PUNITIVOS.
Usted acepta indemnizar y eximir de responsabilidad a PatientTrac Corp por reclamaciones derivadas de su violación de estos Términos, la ley aplicable (incluida HIPAA), el incumplimiento de ejecutar un BAA antes de almacenar ISP, o las decisiones clínicas o de facturación tomadas en base a los resultados de IA sin la revisión adecuada.
Cualquiera de las partes puede rescindir estos Términos en cualquier momento. Podemos suspender o rescindir su cuenta de inmediato por incumplimiento de estos Términos, falta de pago tras 14 días de aviso, o uso de la Plataforma que amenace la seguridad. Las obligaciones de exportación de datos y retención sobreviven a la terminación.
Estos Términos se rigen por las leyes del Estado de Florida. Las disputas se resolverán mediante arbitraje vinculante administrado por la AAA en Miami, Florida. USTED RENUNCIA AL DERECHO A JUICIO POR JURADO Y A PARTICIPAR EN ACCIONES COLECTIVAS. Antes del arbitraje, las partes acuerdan 30 días de negociación de buena fe. Contacto: legal@patienttrac.com.
Podemos actualizar estos Términos con 30 días de aviso previo para cambios materiales. El aviso se proporcionará por correo electrónico y mediante publicación en patienttrac.com/terms. El uso continuado tras el período de aviso constituye aceptación.
En accédant à ou en utilisant PatientTracForge (la « Plateforme »), exploitée par PatientTrac Corp (« PatientTrac », « nous » ou « notre »), vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions d'Utilisation (« Conditions »). Si vous utilisez la Plateforme au nom d'une organisation, vous déclarez avoir l'autorité pour engager cette organisation.
Si vous n'acceptez pas ces Conditions, vous ne pouvez pas utiliser la Plateforme. L'utilisation est également régie par notre Politique de Confidentialité et, pour les clients soumis à la loi HIPAA, un Accord de Partenaire Commercial (BAA).
PatientTracForge est une plateforme de planification DME et de gestion du cycle des revenus en nuage, comprenant :
Vous devez fournir des informations exactes, actuelles et complètes lors de la création d'un compte. Vous êtes responsable de la sécurité de vos identifiants et de toute activité effectuée sous votre compte.
L'authentification multifacteur (TOTP via Google Authenticator) est obligatoire pour tous les rôles admin et praticien. Le défaut d'inscription au MFA dans les 48 heures suivant la création du compte peut entraîner sa suspension.
Vous pouvez accorder l'accès à des employés et sous-traitants autorisés (« Utilisateurs »). Vous êtes responsable de vous assurer que tous les Utilisateurs respectent ces Conditions et la loi applicable, notamment la loi HIPAA.
| Plan | Prix | Praticiens | Inclusions principales |
|---|---|---|---|
| Démarrage | 299 $/mois | 1 praticien | Planification principale + IA (sans IA de facturation/EDI) |
| Professionnel | 699 $/mois | Jusqu'à 5 | Les 5 modèles IA + facturation EDI/ERA complète |
| Entreprise | 1 499 $/mois | Illimité | Toutes les fonctionnalités + SLA + modules personnalisés |
La facturation annuelle est disponible avec une remise de 20 %. Les tarifs sont susceptibles d'évoluer avec un préavis de 60 jours.
Les nouveaux comptes bénéficient d'un essai gratuit de 14 jours du plan Professionnel. Aucune carte de crédit n'est requise pendant l'essai.
Les abonnements sont facturés à l'avance, mensuellement ou annuellement, via Stripe. Les factures sont envoyées par e-mail à l'administrateur de l'organisation.
Les abonnements mensuels ne sont pas remboursables. Les abonnements annuels résiliés dans les 30 premiers jours font l'objet d'un remboursement au prorata.
Vous pouvez résilier à tout moment via le portail de facturation ou en écrivant à support@patienttrac.com.
Si vous êtes une Entité Couverte ou un Partenaire Commercial HIPAA, vous devez conclure un BAA avec PatientTrac Corp avant de stocker des ISP dans la Plateforme. Contactez legal@patienttrac.com pour demander un BAA.
En utilisant la Plateforme pour stocker ou traiter des ISP, vous déclarez être une Entité Couverte ou un Partenaire Commercial, avoir conclu un BAA avec PatientTrac Corp et vous conformer à la loi HIPAA.
Vous vous engagez à ne pas utiliser la Plateforme pour violer la loi applicable, stocker des ISP sans BAA, accéder aux données d'une autre organisation, procéder à de l'ingénierie inverse de la Plateforme, introduire des logiciels malveillants, utiliser les résultats IA sans supervision clinique appropriée, partager des identifiants de compte, ou dépasser les limites de votre plan. Toute violation peut entraîner la résiliation immédiate du compte sans remboursement.
Les résultats de l'IA — notamment les prédictions d'absence, le triage à l'admission, les suggestions de codes CIM-10 et CPT, et les scores de risque de refus — constituent des suggestions uniquement et ne constituent pas un avis clinique, un diagnostic ou une décision de facturation. Tous les résultats IA doivent être examinés et approuvés par des professionnels cliniques et de facturation qualifiés avant toute action.
PatientTrac Corp décline toute responsabilité pour les décisions cliniques ou de facturation prises sur la base de résultats IA sans examen professionnel approprié.
Vous êtes propriétaire de vos données. Tous les dossiers patients, données cliniques, informations de facturation et autres contenus saisis dans la Plateforme restent votre propriété. PatientTrac Corp ne revendique aucun droit de propriété sur vos données. Nous n'utiliserons pas vos ISP pour entraîner des modèles d'IA sans votre consentement écrit explicite. À la résiliation, nous fournirons une exportation de vos données dans les 30 jours suivant la demande.
La Plateforme, incluant ses logiciels, design, modèles IA, algorithmes et documentation, appartient à PatientTrac Corp et est protégée par les lois sur les droits d'auteur, le secret des affaires et d'autres lois sur la propriété intellectuelle.
Nous garantissons que la Plateforme fonctionnera substantiellement comme décrit pendant la durée de votre abonnement. Les abonnés Entreprise bénéficient d'un SLA de disponibilité mensuelle de 99,9 %.
SAUF DISPOSITION EXPRESSE CONTRAIRE, LA PLATEFORME EST FOURNIE « EN L'ÉTAT » SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE. NOUS NE GARANTISSONS PAS QUE LES RÉSULTATS DE L'IA SERONT PRÉCIS OU COMPLETS.
DANS LES LIMITES AUTORISÉES PAR LA LOI, LA RESPONSABILITÉ TOTALE DE PATIENTTRAC CORP NE POURRA EXCÉDER LE PLUS ÉLEVÉ DES MONTANTS SUIVANTS : (A) LES FRAIS PAYÉS AU COURS DES 12 MOIS PRÉCÉDANT LA RÉCLAMATION, OU (B) 10 000 $. EN AUCUN CAS PATIENTTRAC CORP NE SERA RESPONSABLE DE DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES, SPÉCIAUX, CONSÉCUTIFS OU PUNITIFS.
Vous acceptez d'indemniser et de dégager de toute responsabilité PatientTrac Corp pour les réclamations découlant de votre violation des présentes Conditions, de la loi applicable (notamment HIPAA), de l'absence de BAA avant le stockage d'ISP, ou de décisions cliniques ou de facturation prises sur la base de résultats IA sans examen approprié.
L'une ou l'autre partie peut résilier les présentes Conditions à tout moment. Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte immédiatement en cas de violation des présentes Conditions, de défaut de paiement après un préavis de 14 jours, ou d'utilisation de la Plateforme menaçant la sécurité. Les obligations d'exportation et de conservation des données survivent à la résiliation.
Les présentes Conditions sont régies par le droit de l'État de Floride. Les litiges seront résolus par arbitrage contraignant administré par l'AAA à Miami, en Floride. VOUS RENONCEZ À TOUT DROIT À UN PROCÈS PAR JURY ET À TOUTE ACTION COLLECTIVE. Avant l'arbitrage, les parties s'engagent à 30 jours de négociation de bonne foi. Contact : legal@patienttrac.com.
Nous pouvons mettre à jour ces Conditions avec un préavis de 30 jours pour les changements importants. La notification sera effectuée par e-mail et par publication sur patienttrac.com/terms. L'utilisation continue après la période de préavis constitue une acceptation.